GA August 2012 Minutes

1. Presentation and vote on statute changes

Suggested amendments by kwisatz

Change to Art. 1 (if the law allows to do it)

Art. 1 old

[...]   qui a son siège au 189, av. de la faïencerie, L-1511 Luxembourg

Art. 1 new

[...]
(change siege)
Add: Le siège pourra être transféré à n'importe quel autre lieu du Grand Duché sur simple
décision du Conseil d'Administration.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to Art. 2

Art. 2 old

L'association a pour but, dans les domaines artistiques, culturelles et de nouvelles technologies:
* d'encourager, de soutenir et de s'investir dans des projets d'éducation et/ou de "R&D" (recherche et développement);
* de rassembler des associations et individus intéressés des projets des susdits domaines,
* d'organiser des manifestations culturelles, artistiques ou autres afin de poursuivre les objectifs susdits.

Pour réaliser les objectifs susdits, l'association:
* fait la gestion ainsi que l'exploitation d'un local surnommé "Hackerspace",
* mets à dispostion aux diverses associations et individus intéressés une infrastructure élaborée
(locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)

Art. 2 new

L'association a pour objet, dans les domaines artistiques, culturelles et des nouvelles technologies:
* d'encourager, de soutenir et de s'investir dans des projets d'éducation et de la recherche et du développement;
* de rassembler des associations et individus intéressés des projets des susdits domaines,
* de gérer et d'exploiter un ou plusieurs locaux aménagés de facon à remplir ces mêmes objectifs,
* de mettre à disposition d'autres associations et individus son infrastructure (locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)
* d'organiser des manifestations culturelles, artistiques ou autres afin de poursuivre ses objectifs.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to Art. 3

Art. 3 old

L'association est politiquement indépendante.
Elle offre son expertise et sa fonction consultative à tout organe à condition que l'idéologie de celui-ci
ne conteste les intérêts de l'association et que la neutralité de l'association soit conservée.

Art. 3 new

L'association poursuit son action dans une stricte indépendance politique, idéologique et religieuse.
Elle offre son expertise et sa fonction consultative à tout organe à condition que l'idéologie de celui-ci
ne conteste les intérêts de l'association et que la neutralité de l'association soit conservée.

Yes: 28 / 29

Without opinion: 1 / 29

No: 0 / 29

Change to Art. 4

Art. 4 old

La durée de l'association est illimitée.

Art. 4 new La durée de l'association est illimitée. Elle pourra être dissoute en tout temps.

Yes: 28 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 1 / 29

Change to Art. 6

Art. 6 old

La cotisation est fixée par l'assemblée générale.
L'association encourage une cotisation reflètant les moyens financiers des membres respectifs.
Toutefois, elle ne pourra dépasser 600 € par an.

Art. 6 new

La cotisation annuelle est fixée par l'Assemblée Générale. Il est loisible aux membres de cotiser au rythme mensuel.
L'association encourage une cotisation reflétant les moyens financiers des membres respectifs.
Toutefois, elle ne pourra dépasser 600 € par an.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to Art. 7

Art. 7 old

Tout membre de l'association peut démissionner à tout moment.
Est d'office démissionnaire le membre qui, après un délai de trois mois à compter de l'Assemblée Générale ordinaire, n'a pas payé les cotisations lui incombant.

Art. 7 new

Tout membre de l'association peut démissionner à tout moment.
Le conseil d'administration peut considérer démissionnaire le membre qui,
soit après un délai de trois mois à compter de l'Assemblée Générale ordinaire n'a pas payé la cotisation annuelle lui incombant,
soit accuse un retard supérieur à trois mois sur la cotisation mensuelle,
soit présente lors des assemblés générales annuelles, deux absences consécutives non excusées. 

Yes: 20 / 29

Without opinion: 1 / 29

No: 8 / 29

Change to Art. 8

Art. 8 old

Tout membre lésant d'une manière quelconque les intérêts de l'association peut en être exclu.
Cette exclusion se fait par vote secret et à majorité qualifiée du Conseil d'Administration.

Art. 8 new

Tout membre lésant d'une manière quelconque les intérêts de l'association peut en être exclu par ordonnance du Conseil d'Administration.
L’exclusion devra être confirmée par l’assemblée générale des membres statuant à la majorité des deux tiers des suffrages.
Elle ne peut avoir lieu que pour un motif grave, l’intéressé ayant été entendu dans sa justification.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to articles

Art. 9 old

L'association est administrée par un Conseil d'Administration de trois membres au moins et
de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier, élus par
l'Assemblée Générale.

* L'élection des secrétaires fait l'objet d'un vote à part.
* Les élections des secrétaires et des membres du Conseil d'Administration se font par vote secret et à la majorité simple.
* Un Administrateur sortant est rééligible.
* Les candidats doivent être membres effectifs et majeurs.
* Les candidatures doivent être adressées au Conseil d'Administration avant le début de l'Assemblée Générale.

En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la faculté de désigner parmi les membres effectifs
de l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale suivantes.

En outre, le conseil peut s'adjoindre, à l'unanimité, soit temporairement, soit définitivement, des
personnes même non - membres actifs auxquels il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale.
Ces personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil d'Administration.

Art. 9 new

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier.

Tout candidat ayant reçu en votes plus que la moitié du nombre des membres 
effectifs qui sont présents ou représentés, à l'Assemblée Générale sera élu au 
conseil d'aministration.

* la mandature est d'une année à partir de l'assemblé générale ordinaire;
* le vote se fait par bulletins secrets, chaque membre effectif disposant d'un bulletin;
* un administrateur sortant n’est pas re-élu d'office mais peut se porter candidat;
* les candidats doivent être membres effectifs et majeurs à la date de l'assemblée générale;
* les candidatures pour un mandat d'administration doivent être adressées par écrit au Conseil d'Administration au moins 48 heures avant l'Assemblée Générale;
* chaque membre dispose d'autant de voix qu'il y a de postes à pourvoir et peut donner au maximum deux voix à chaque candidat.

Le Conseil d’Administration ainsi élue choisi, parmi ses membres, un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier.
Il est tenu de respecter la distribution des voix attribuées aux administrateurs.

Art. 10 new

Tout administrateur peut démissioner à tout moment par voie de notification écrite 
au Conseil d’Administration ou - dans le cas d’une démission de 
l’ensemble des administrateurs - à l’Assemblé Générale. La démission n’entrera en 
vigueur qu’au moment où un successeur a été élu ou co-opté.

En cas de démission du conseil d’administration tout entier, les administrateurs en 
exercice seront tenus de continuer à remplir leurs fonctions
jusqu'à ce que leur démission soit acceptée par l'Assemblée Générale.
 
En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la 
faculté de désigner, à l'unanimité, parmi les membres effectifs de
l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale 
suivante.

Art. 10 → Art. 11

Art. 12 new

En outre, le Conseil peut s'adjoindre, à l'unanimité, soit temporairement, soit
définitivement, des personnes même non - membres actifs auxquels
il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale. Ces 
personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil 
d'Administration.

---

Yes: 17 / 29

Without opinion: 6 / 29

No: 6 / 29

Change to 11, 13

Art. 11 old

Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande d'un autre Administreur (sic).
Il ne peut délibérer valablement que si la moitié plus un de ses membres sont présents.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité simple.
En cas d'égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.

Art. 13 new

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande de la majorité du conseil.
Il ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres est présente.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des deux tiers des présents.
En cas d’égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.

Yes: 9 / 29

Without opinion: 18 / 29

No: 2 / 29

Introduction of Art. 12

Art. 12 old

Une délibération de l'Assemblée Générale est nécessaire pour les objets suivants:
1. la modification des statuts,
2. l'élection du Conseil administratif,
3. l'approbation des comptes,
4. la dissolution de l'association

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

=== Introduction of Art. 14 ===

Art. 14 new

Une délibération de l'Assemblée Générale est nécessaire pour les objets suivants:
1. la modification des statuts,
2. la nomination et révocation des administrateurs et réviseurs de caisse
3. l'approbation des comptes,
4. la dissolution de l'association
5. l'exclusion d'un membre¨

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Introduction of Art. 15

Art. 15 new

L'Assemblée Générale, qui se compose de tous les membres effectifs de l'association,
se rassemble au moins une fois par année en date et au lieu fixé par la convocation.
La convocation de l'assemblée générale se fait au moins quinze jours avant la date fixé,
moyennant simple lettre missive ou courrier électronique devant mentionner l'ordre du jour proposé.

Il est loisible aux membres de se faire représenter par un autre membre moyennant une procuration.
Chaque membre présent ne peut faire valoir qu'une seule procuration.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to Art. 14, 16

Art. 14 old

Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d'Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.

Art. 16 new

Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.
Les décisions de l’Assemblé Générale seront portées à connaissance des membres et des tiers par un rapport qui sera diffusé par courriel et déposé au Registre de Commerce.

Yes: 29 / 29

Without opinion: 0 / 29

No: 0 / 29

Change to articles

Art. 18 old

Chapitre VI – Gérance du Local dit « Hackerspace »
L'espace surnommé « Hackerspace » est géré par les secrétaires de l'association.                                                                                              
S'y ajoute un groupe de travail composé de membres effectifs spécifiquement désignés par le Conseil d'Administration.

Art. 19 new

Chapitre VI – Gérance des locaux de l’association
Les locaux sous gestion de l’association sont gérés par le Conseil d'Administration de l'association.
Il est loisible au Conseil de désigner, parmi les membres effectifs,
une ou plusieurs personnes chargées avec la gestion journalière d’un local qu'ils exerceront en bon père de famille.

Art. 19 old

Tout projet doit être présenté au CA, afin que celui-ci puisse évaluer ses coûts et ses
répercussions. Le CA peut interdire l'exécution d'un projet s'il le juge nécessaire.

Art. 20 new

Tout projet initié dans un local doit être porté à connaissance du Conseil d'Administration.
Le Conseil se réserve le droit d'interdire ou d'avorter l'exécution d'un projet s'il
le juge nécessaire.

Art. 20 old

L'association dispose d'un règlement interne, validé par l'Assemblée Générale sur
proposition du Conseil d'Administration, spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès au local dit « Hackerspace » ainsi que toute autres
dispositions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.

Art. 21 new

L'association dispose d'un règlement interne, validé par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration,
spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès aux locaux ainsi que toute autre disposition nécessaires au bon fonctionnement de l'association.

Yes: 28 / 29

Without opinion: 1 / 29

No: 0 / 29

Introduction of Art. 23

Art. 23 new

Pour l’ensemble des documents et signatures requises par la loi et les présents statuts, un courrier électronique
signé à l’aide d’une clé PGP vérifié par au moins deux autres membres ou d’un autre certificat émis par une autorité légale reconnue équivaut lettre missive signée à la main.

Yes: 27 / 29

Without opinion: 2 / 29

No: 0 / 29

Suggested amendments by Gunstick

Change to group

Art. 15 old

Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au
moins, ont un droit de vote et les résolutions
sont prises à la majorité simple des voix des membres présents, sauf
dans le cas où il en est décidé autrement par les statuts ou par la loi.

Art. 17 new

Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au moins 
et dont les cotisations dues les 90 derniers jours sont payées le jour avant la date de l'assemblée,
ont un droit de vote égal. Les résolutions sont prises à la majorité simple
des voix des membres présents, sauf si la loi ou les statuts en stipulent autrement.

NOT APPROVED

Change to group

old Art 9

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres
au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes et
représentées à l’Assemblée Générale.
[...]
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
des voix attribuées aux administrateurs.

new Art 9

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres
au moins et de dix au plus, dont un président, un vice-président et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes
et représentées à l’Assemblée Générale.
[...]
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un président,
un vice-président et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
des voix attribuées aux administrateurs.

old Art 11

L'association est valablement engagée par la signature d'un secrétaire (genéral ou adjoint)
et d'un membre du Conseil d'Administration.

new Art 11

L'association est valablement engagée par la signature d'un président ou vice-président
et d'un membre du Conseil d'Administration.

old Art 13

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire
ou sur demande de la majorité du conseil.
[...]
En cas d’égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.

new Art 13

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un des présidents
ou sur demande de la majorité du conseil.
[...]
En cas d’égalité des voix, celles des présidents présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.

Yes: 21 / 29

Without opinion: 5 / 29

No: 3 / 29

2. Discharge of current council

Review

• elected 6 members
• 4 more joined, 2 left
• secretary and treasurer resigned
• back at 6 as interim office
• GAex only for statues and new counil

Changes

• we had some legal issues, but everything fine now
• relations with Strassen improved
• office is now a transparent box
• new funding system
• improved statutes
• transparent finances

Future

• reorganizing circles
• more workshops, talks, projects
• more coorperation
• new stuff, new members
• spend money

3. Vote on a new administrative council

Votes

sid: 9

Nick17: 17

stereo: 26

NPU: 30

thierry: 30

kwisatz: 33

muling: 38

Gunstick: 51

4. Election of a new treasurer

Votes

kwisats: 30

sid: 25

5. Election of two new presidents

Votes

Gunstick: 48

Nick17: 17

stereo: 20

6. Selection of two treasury revisers

Arnaud and Guy were approved as new treasury revisers.