General Assembly "Extraordinary" August 2012

Revision as of 19:06, 25 August 2012

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General Assembly "Extraordinary" August 2012 Extraordinary General Assembly
Type of Event:	Meeting
From:	2012/08/25 19:00
Till:	2012/08/25 22:00
Recurring:	no
Organizer:	syn2cat
Cost:	0 EUR0 $ 0 £ 0 CHF
Mandatory registration:	No
Attendees:	Kwisatz, Thierry, Nick17, Sid, Gunstick, Perforin, NPU, The metalgamer, Prometheus, Destructive, Muling, Stereo, Kubark42, Trollchen, Mullebutz, Arniebabe, Mich, Steve, Rif Log-in to RSVP
Contact Person(s):	Kwisatz (mail)
Keywords:
Location
Where:	Hackerspace, Strassen (11, rue du Cimetière, L-8018 Strassen, Luxembourg)
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Order of the day

1. Presentation and vote on statute changes
2. Discharge of current council
3. Vote on a new administrative council
4. Election of a new treasurer
5. Election of two new secretaries
6. Selection of two treasury revisers

Candidatures should be sent to mailto:office@hackerspace.lu

Misc

• Doodle poll

Candidates

Vote delegations

Remember: do not announce delegations to people already listed below: they either are not coming or already have a delegation. First ask personally the delegate if s/he accepts.
Your proxy must bring a valid proof of delegation to the GA.

Thus members (virtually) present: 28
Members required: 23

Suggested changes to the statutes

Loi des A.S.B.L: http://www.mj.public.lu/legislation/asbl_fondations/2009_Loi_21_avril_1928.pdf

See this file for the latest version of the statutes that have legal standing. You may suggest modifications up to 24 hours before the start of the general assembly.

For reference, you can find the a.s.b.l. law at the justice ministery

Suggested amendments by kwisatz

Argumentation

Remove the siège from the statutes so that statute changes are not required to move the siège. Also remove old siège.

Art. 1 old:

[...]   qui a son siège au 189, av. de la faïencerie, L-1511 Luxembourg

Art. 1 new:

[...]
(change siege)
Add: Le siège pourra être transféré à n'importe quel autre lieu du Grand Duché sur simple
décision du Conseil d'Administration.

Argumentation

Streamline the objectives, allow to maintain more than a single venue

Art. 2 old:

L'association a pour but, dans les domaines artistiques, culturelles et de nouvelles technologies:
* d'encourager, de soutenir et de s'investir dans des projets d'éducation et/ou de "R&D" (recherche et développement);
* de rassembler des associations et individus intéressés des projets des susdits domaines,
* d'organiser des manifestations culturelles, artistiques ou autres afin de poursuivre les objectifs susdits.

Pour réaliser les objectifs susdits, l'association:
* fait la gestion ainsi que l'exploitation d'un local surnommé "Hackerspace",
* mets à dispostion aux diverses associations et individus intéressés une infrastructure élaborée
(locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)

Art. 2 new:

L'association a pour objet, dans les domaines artistiques, culturelles et des nouvelles technologies:
* d'encourager, de soutenir et de s'investir dans des projets d'éducation et de la recherche et du développement;
* de rassembler des associations et individus intéressés des projets des susdits domaines,
* de gérer et d'exploiter un ou plusieurs locaux aménagés de facon à remplir ces mêmes objectifs,
* de mettre à disposition d'autres associations et individus son infrastructure (locaux, matériel informatique, électronique, artisanal...)
* d'organiser des manifestations culturelles, artistiques ou autres afin de poursuivre ses objectifs.

Argumentation

Also be ideologically and religiously neutral

Art. 3 old:

L'association est politiquement indépendante.
Elle offre son expertise et sa fonction consultative à tout organe à condition que l'idéologie de celui-ci
ne conteste les intérêts de l'association et que la neutralité de l'association soit conservée.

Art. 3 new:

L'association poursuit son action dans une stricte indépendance politique, idéologique et religieuse.
Elle offre son expertise et sa fonction consultative à tout organe à condition que l'idéologie de celui-ci
ne conteste les intérêts de l'association et que la neutralité de l'association soit conservée.

Argumentation

Completing missing statement

Art. 4 old:

La durée de l'association est illimitée.

Art. 4 new:

La durée de l'association est illimitée. Elle pourra être dissoute en tout temps.

Argumentation

Explicitly allow monthly payments

Art. 6 old:

La cotisation est fixée par l'assemblée générale.
L'association encourage une cotisation reflètant les moyens financiers des membres respectifs.
Toutefois, elle ne pourra dépasser 600 € par an.

Art. 6 new:

La cotisation annuelle est fixée par l'Assemblée Générale. Il est loisible aux membres de cotiser au rythme mensuel.
L'association encourage une cotisation reflétant les moyens financiers des membres respectifs.
Toutefois, elle ne pourra dépasser 600 € par an.

Argumentation

List modalities on which a member loses his membership status

Art. 7 old:

Tout membre de l'association peut démissionner à tout moment.
Est d'office démissionnaire le membre qui, après un délai de trois mois à compter de l'Assemblée Générale ordinaire, n'a pas payé les cotisations lui incombant.

Art. 7 new:

Tout membre de l'association peut démissionner à tout moment.
Le conseil d'administration peut considérer démissionnaire le membre qui,
soit après un délai de trois mois à compter de l'Assemblée Générale ordinaire n'a pas payé la cotisation annuelle lui incombant,
soit accuse un retard supérieur à trois mois sur la cotisation mensuelle,
soit présente lors des assemblés générales annuelles, deux absences consécutives non excusées. 

Argumentation

The law states that only the General Assembly can decide on excluding a member for good.

Art. 8 old:

Tout membre lésant d'une manière quelconque les intérêts de l'association peut en être exclu.
Cette exclusion se fait par vote secret et à majorité qualifiée du Conseil d'Administration.

Art. 8 new:

Tout membre lésant d'une manière quelconque les intérêts de l'association peut en être exclu par ordonnance du Conseil d'Administration.
L’exclusion devra être confirmée par l’assemblée générale des membres statuant à la majorité des deux tiers des suffrages.
Elle ne peut avoir lieu que pour un motif grave, l’intéressé ayant été entendu dans sa justification.

Argumentation

Reform and simplify election of the administrative council and be more concise regarding the exact procedures, majorities, etc.

L'association est administrée par un Conseil d'Administration de trois membres au moins et
de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier, élus par
l'Assemblée Générale.

* L'élection des secrétaires fait l'objet d'un vote à part.
* Les élections des secrétaires et des membres du Conseil d'Administration se font par vote secret et à la majorité simple.
* Un Administrateur sortant est rééligible.
* Les candidats doivent être membres effectifs et majeurs.
* Les candidatures doivent être adressées au Conseil d'Administration avant le début de l'Assemblée Générale.

En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la faculté de désigner parmi les membres effectifs
de l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale suivantes.

En outre, le conseil peut s'adjoindre, à l'unanimité, soit temporairement, soit définitivement, des
personnes même non - membres actifs auxquels il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale.
Ces personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil d'Administration.

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier.

Tout candidat ayant reçu en votes plus que la moitié du nombre des membres 
effectifs, soit présents, soit représentés, à l'Assemblée Générale sera élu au 
conseil d'aministration.

* la mandature est d'une année à partir de l'assemblé générale ordinaire;
* le vote se fait par bulletins secrets, chaque membre effectif disposant d'un bulletin;
* un administrateur sortant n’est pas re-élu d'office mais peut se porter candidat;
* les candidats doivent être membres effectifs et majeurs à la date de l'assemblée générale;
* les candidatures pour un mandat d'administration doivent être adressées par écrit au Conseil d'Administration au moins 48 heures avant l'Assemblée Générale;
* chaque membre dispose d'autant de voix qu'il y a de postes à pourvoir et peut donner au maximum deux voix à chaque candidat.

Le Conseil d’Administration ainsi élue choisi, parmi ses membres, un secrétaire général, un secrétaire adjoint et un trésorier.
Il est tenu de respecter la distribution des voix attribuées aux administrateurs.

Tout administrateur peut démissioner à tout moment par voie de notification écrite 
au Conseil d’Administration ou - dans le cas d’une démission de 
l’ensemble des administrateurs - à l’Assemblé Générale. La démission n’entrera en 
vigueur qu’au moment où un successeur a été élu ou co-opté.

En cas de démission du conseil d’administration tout entier, les administrateurs en 
exercice seront tenus de continuer à remplir leurs fonctions
jusqu'à ce que leur démission soit acceptée par l'Assemblée Générale.
 
En cas de vacance d'un poste au Conseil d'Administration, ce dernier aura la 
faculté de désigner, à l'unanimité, parmi les membres effectifs de
l'association un suppléant dont la mission prendra fin à l'Assemblée Générale 
suivante.

En outre, le Conseil peut s'adjoindre, à l'unanimité, soit temporairement, soit définitivement, des personnes même non - membres actifs auxquels
il délègue des pouvoirs spéciaux et qu'il charge d'une mission spéciale. Ces personnes n'ont toutefois que voix consultative aux réunions du Conseil d'Administration.

Argumentation

Only take decisions if there is a strong majority, so that they will last.

Art. 11 old:

Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande d'un autre Administreur (sic).
Il ne peut délibérer valablement que si la moitié plus un de ses membres sont présents.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité simple.
En cas d'égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.

Art. 13 new:

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire ou sur demande de la majorité du conseil.
Il ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres est présente.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des deux tiers des présents.
En cas d’égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.

Argumentation

Add tasks that are legally required to be done by the general assembly.

Art. 12 old:

Une délibération de l'Assemblée Générale est nécessaire pour les objets suivants:
1. la modification des statuts,
2. l'élection du Conseil administratif,
3. l'approbation des comptes,
4. la dissolution de l'association

Art. 14 new:

Une délibération de l'Assemblée Générale est nécessaire pour les objets suivants:
1. la modification des statuts,
2. la nomination et révocation des administrateurs et réviseurs de caisse
3. l'approbation des comptes,
4. la dissolution de l'association
5. l'exclusion d'un membre

Note: this allows us to entirely remove Arts. 17 and 21

Art. 17. old

L'Assemblée Générale délibère et vote sur les questions qui lui sont déférées par les présents statuts et par le Conseil d'Administration,
qui soumet à son approbation le compte des recettes et des dépenses.
L'Assemblée Générale désigne parmi les membres effectifs au moins deux réviseurs de caisse,
qui, après avoir vérifié les comptes, présentent un rapport à l'Assemblée Générale.

Art. 21 old

L'Assemblée Générale ne peut prononcer la dissolution de l'association que si les deux tiers de ses membres sont présents.

Argumentation

be more explicit who is the general assembly and how a convocation can be sent.

Art. 13 old:

L'Assemblée Générale se rassemble au moins une fois par année en date et au lieu fixé par la convocation.
La convocation, émise par le Conseil d'Administration, est faite par écrit avec un préavis de deux semaines au moins et comporte l'ordre du jour.
Si toutefois la convocation écrite n'est pas envoyée dans le délais prévu de deux semaines,
les membres pourront être convoqués par tout membre avec un préavis d'une semaine avec l'accord d'un quart des membres effectifs.
Il est loisible aux membres de se faire représenter par un autre membre dûment mandaté.
Chaque membre ne peut représenter tout au plus qu'un autre membre.

Art. 15 new:

L'Assemblée Générale, qui se compose de tous les membres effectifs de l'association,
se rassemble au moins une fois par année en date et au lieu fixé par la convocation.
La convocation de l'assemblée générale se fait au moins quinze jours avant la date fixé,
moyennant simple lettre missive ou courrier électronique devant mentionner l'ordre du jour proposé.

Il est loisible aux membres de se faire représenter par un autre membre moyennant une procuration.
Chaque membre présent ne peut faire valoir qu'une seule procuration.

Argumentation

Require minutes to be sent and entered to the RCSL

Art. 14 old:

Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d'Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.

Art. 16 new:

Les membres sont convoqués en Assemblée Générale chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire ou que le quart des membres effectifs l'exige.
Les décisions de l’Assemblé Générale seront portées à connaissance des membres et des tiers par un rapport qui sera diffusé par courriel et déposé au Registre de Commerce.

Art. 15 → Art. 17

Art. 16 → Art. 18

Argumentation

Allow management of more than a single venue.

Chapitre VI – Gérance du Local dit « Hackerspace »
L'espace surnommé « Hackerspace » est géré par les secrétaires de l'association.                                                                                     	 
S'y ajoute un groupe de travail composé de membres effectifs spécifiquement désignés par le Conseil d'Administration.

Chapitre VI – Gérance des locaux de l’association
Les locaux sous gestion de l’association sont gérés par le Conseil d'Administration de l'association.
Il est loisible au Conseil de désigner, parmi les membres effectifs,
une ou plusieurs personnes chargées avec la gestion journalière d’un local qu'ils exerceront en bon père de famille.

Tout projet doit être présenté au CA, afin que celui-ci puisse évaluer ses coûts et ses
répercussions. Le CA peut interdire l'exécution d'un projet s'il le juge nécessaire.

Tout projet initié dans un local doit être porté à connaissance du Conseil d'Administration.
Le Conseil se réserve le droit d'interdire ou d'avorter l'exécution d'un projet s'il
le juge nécessaire.

L'association dispose d'un règlement interne, validé par l'Assemblée Générale sur
proposition du Conseil d'Administration, spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès au local dit « Hackerspace » ainsi que toute autres
dispositions nécessaires au bon fonctionnement de l'association.

L'association dispose d'un règlement interne, validé par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration,
spécifiant les conditions d'utilisation et d'accès aux locaux ainsi que toute autre disposition nécessaires au bon fonctionnement de l'association.

Art. 22 --> Art. 22

Argumentation

Explicitly allow PGP signed mails as official communication.

Art. 23 new:

Pour l’ensemble des documents et signatures requises par la loi et les présents statuts, un courrier électronique
signé à l’aide d’une clé PGP vérifié par au moins deux autres membres ou d’un autre certificat émis par une autorité légale reconnue équivaut lettre missive signée à la main.

Art. 23 old --> Art. 24 new

Texte coordonné

There is also a new version of the complete statutes available for your reading pleasure. You can read and comment on it over at Google Docs.

Suggested amendments by Gunstick

set voting rights dependent on membership

You should have the right to vote or apply for office only if you have paid your membership for the 3 months before the assembly. Alternative: if you have been member since 1st January of the current year. I propose here "3 months" but this may lead to discussions from what date on you count. SO this is the rule: If the GA is on 25th of August and the member paid his first contribution only on 26th May then he has no voting right.

Art. 15 old:

Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au
moins, ont un droit de vote et les résolutions
sont prises à la majorité simple des voix des membres présents, sauf
dans le cas où il en est décidé autrement par les statuts ou par la loi.

Art. 17 new:

Tous les membres effectifs, ayant atteint l'age de 16 ans au moins 
et dont les cotisations dues les 90 derniers jours sont payées le jour avant la date de l'assemblée,
ont un droit de vote égal. Les résolutions sont prises à la majorité simple
des voix des membres présents, sauf si la loi ou les statuts en stipulent autrement.

change names of secretaries

Either name them president and vice president, or name them president and secretary. This to be more consistent with our daily talking and other asbls.

The following is based on the new statutes. If they are only partially voted and this change is accepted, the final statutes would need to have all occurences of secretaire general and secretaire adjoint replaced by president and vice-president

old Art 9

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres
au moins et de dix au plus, dont un secrétaire général, un secrétaire adjoint et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes et
représentées à l’Assemblée Générale.
[...]
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un secrétaire général,
un secrétaire adjoint et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
des voix attribuées aux administrateurs.

new Art 9

L'association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois membres
au moins et de dix au plus, dont un président, un vice-président et
un trésorier. Les administrateurs sont élus à la majorité simple des voix présentes
et représentées à l’Assemblée Générale.
[...]
Le Conseil d’Administration ainsi élu choisit, parmi ses membres, un président,
un vice-président et un trésorier. Il est tenu de respecter la distribution
des voix attribuées aux administrateurs.

old Art 11

L'association est valablement engagée par la signature d'un secrétaire (genéral ou adjoint)
et d'un membre du Conseil d'Administration.

new Art 11

L'association est valablement engagée par la signature d'un président ou vice-président
et d'un membre du Conseil d'Administration.

old Art 13

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un secrétaire
ou sur demande de la majorité du conseil.
[...]
En cas d’égalité des voix, celles des secrétaires présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.

new Art 13

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation d'un des présidents
ou sur demande de la majorité du conseil.
[...]
En cas d’égalité des voix, celles des présidents présents sont prépondérantes.
Toutes les décisions ainsi prises obligent les membres.